Přijímací zkoušky

1. Komise a termíny

Jako první krok si vytvoříme přijímací komise a termíny. Je to vhodné udělat ještě před posláním zvacích dopisů, protože pak můžeme do zvacích dopisů automaticky vygenerovat čas a místo přijímacího testu. Použijeme k tomu formulář PJ0015 - Komise, termíny, studenti na termínu v menu Přijímací řízení. U komise není nutné v tuto chvíli zadávat konkrétní jména, postačí jen její název, místo a čas a poté můžeme přihlašovat uchazeče. Test se samozřejmě může skládat z více dílčích testů, které se mohou konat v různých časech a v různých místnostech.

Na následujícím obrázku je ukázáno, jak se jednotlivé komise a termíny vytváří a jak se na ně přihlašují uchazeči.

2. Seznamy uchazečů

Pro vlastní testy je k dispozici řada tiskových výstupů, všechny se ale vytváří spuštěním sestavy GPR_TER1 - Seznam uch. na termínu - variantní sestava v menu Přijímací řízení a podmenu Seznamy uchazečů na termínu.

2.1. Rozmístění uchazečů

2.2. Prezenční listina

2.3. Kontrola občanského průkazu

2.4. Nástěnka - výsledky

3. Výsledky testů

Po skončení testování uchazečů je potřeba do systému IS/STAG zadat výsledky testů. Existují dvě možnosti, jak to udělat:

• ruční zadání,
• import ze souboru.

3.1. Ruční zadání

První možností je zadání výsledků ručně pomocí formuláře PJ0050 - Podle oboru po předmětech v menu Přijímací řízení - Vyplňování výsledků u více uchazečů. Variantně lze použít v tomto podmenu i další formuláře, které jen jinak řadí uchazeče např. podle jednotlivých termínů.

1. Vyhledáme skupinu uchazečů dle požadovaných parametrů.
2. Nastavíme si datum zkoušky a variantu testu, které se nám budou automaticky doplňovat k jednotlivým řádkům.
3. Doplníme do jednotlivých řádků body; v průběhu doplňování můžeme vždy změnit výchozí datum či variantu.

3.2. Export / import

Druhou možností je pak výsledky do systému hromadně nahrát. Použijeme k tomu formulář PJ0130 - Export/import výsledků v menu Přijímací řízení.

Export:

1. Vyhledáme a zaškrtneme  test, jehož záznamy chceme exportovat.
2. V části Export nastavíme, jaké parametry chceme exportovat (budou tvořit sloupce v souboru).
3. Stiskneme Generovat export a uložíme výsledný soubor.

1. Do souboru nejdříve např. v programu MS Excel doplníme výsledky.
2. Soubor si upravíme dle formátu popsaného ve formuláři PJ0130 - Export/import výsledků v části Import; typicky smažeme některé sloupce.
3. Ve formuláři vybereme vstupní soubor.
4. Stiskneme tlačítko Nahraj do databáze.

4. Přidělení rozhodnutí

Pro přidělení rozhodnutí o přijetí použijeme seznam uchazečů na daný obor seřazený podle kritérií definovaných ve formuláři PJ0040 - Nastavení parametrů přijímacího řízení v menu Přijímací řízení. Tato kritéria nastavuje vedení fakulty, studijní referentky nemají možnost do něj zasahovat.

Vlastní seřazení a následné přiřazení rozhodnutí se provádí ve formuláři PJ0080 - Přidělení rozhodnutí uchazečům v menu Přijímací řízení. Rozhodnutí o přijetí může přidělit studijní oddělení nebo uživatelé s rolí FAKULTA, což bývají zpravidla tajemníci fakult nebo studijní proděkani.

Zde vybereme kód rozhodnutí a to pak přidělíme studentům.

4.1. Pořadí uchazečů

Sestavy s pořadím uchazečů

Pokud potřebujeme tiskové seznamy uchazečů seřazené podle bodů, pak použijeme jednu z tiskových sestav v menu Přijímací řízení a podmenu Pořadí uchazečů podle bodů:

• G_POR_BS - ze SŠ celkem,
  
• G_POR_SP - ze SŠ po předmětech,
  
• G_POR_BV - z testů celkem,
  
• G_POR_PR - z testů po předmětech.

4.2. Přijetí bez přijímacího řízení

Pokud studenti splnili podmínky přijetí bez přijímacího řízení, přidělíme jim

• kód 70 (přijat na VŠ bez přij.zkoušky-výborný prospěch,maturita s vyznamenáním)
  
• nebo kód 79 (přijat na VŠ bez přij.zkoušky-jiný důvod).

4.3. Odvolací řízení

Pro snadnější manipulaci s uchazeči, kteří se odvolali, si u nich zaškrtneme políčko Odvolání. Toto můžeme provést v menu Přijímací řízení:

• buď ve formuláři PJ0080 - Přidělení rozhodnutí uchazečům,
  
• nebo ve formuláři PJ0020 - Zadání uchazeče po oborech,
• nebo ve formuláři PJ0021 - Zadání uchazeče jednotlivě.
  

Ve chvíli, kdy již víme, jak bylo v odvolání rozhodnuto, zadáme toto rozhodnutí do příslušného sloupce ve formuláři PJ0080 - Přidělení rozhodnutí uchazečům. U uchazeče v tuto chvíli tedy budou vyplněna dvě případně tři rozhodnutí, kdy samozřejmě nevyšší prioritu má rozhodnutí rektora, pak děkana a pak přijímací komise. Postup přidělení rozhodnutí je až na drobné změny stejný jako v kapitole Přidělení rozhodnutí.

1. Ve formuláři Přidělení rozhodnutí uchazečům při vyhledávání uchazečů zaškrtneme políčko Odvolání (vpravo dole).
2. Zaškrtneme uchazeče, jejichž záznamy chceme upravit.
3. Ve třetím políčku pro číslo rozhodnutí vybereme 81 (přijat na VŠ po odvolání na základě rozhodnutí rektora) a datum rozhodnutí.
4. Přidělíme rozhodnutí.
   

Uchazeče je opět nutné o vyřízení odvolání písemně informovat. Postupujeme dle kapitoly Dopisy uchazečům.

5. Dopisy uchazečům

Uchazečům se v průběhu přijímacího řízení odesílá několik dopisů:

• pozvánka k přijímacím zkouškám,
  
• rozhodnutí o přijetí / nepřijetí,
• rozhodnutí o odvolání.
  

K přípravě dokumentů hromadné korespondence slouží formulář HK0020 - Hromadná korespondence pro přijímací řízení v menu Přijímací řízení.

Šablony pro hromadnou korespondenci

V sekci Šablony pro výstup zvolíme šablonu, kterou chceme použít. Jedná se o šablony formátu DOC a spravuje je administrátor systému. Studijní referentka ale také může sama vytvořit a přidat novou šablonu, pokud existující nevyhovují. K tomu slouží tlačítko Přidat šablonu.

Postup generování dokumentů

1. Asociace dokumentů s koncovkami .doc, .docx, .xlx, .xlsx s programy MS Word a MS Excel (většinou bývá nastaveno).
2. Povolit v uvedených programech spouštění maker.
3. Zavření těchto programů před zahájením generování.
   

5.1. Pozvánka k přijímací zkoušce

5.2. Rozhodnutí o přijetí či odvolání

O každém rozhodnutí, ať se týká přijetí ke studiu či odvolání, je třeba uchazeče informovat. Při výběru uchazečů, jimž rozhodnutí budeme posílat, ve formuláři HK0020 využijeme položku Kód rozhodnutí.