6. DMS – Document Management System

Zkratka DMS označuje software pro správu elektronických dokumentů nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů (např. dokumenty převedené do digitální podoby skenováním). Využívá se k ukládání, uchovávání, archivaci a sdílení elektronických dokumentů.

Mezi typické činnosti patří [6]:

  • Začleňování dokumentů
    • vkládání souborů (např. hromadné ukládání dokumentů nebo přímé ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují přímý zápis do databáze)
    • přidání dodatečné informace k dokumentu/revizi (tj. metapopis dokumentů a jejich revizí)
    • správa metapopisu
  • Správa verzí dokumentů
    • automatické přidělování identifikátorů dokumentům (přidělení jednoznačného čísla)
    • verzovaní (slouží k odlišení různých stavů dokumentu)
  • Dostupnost dokumentace díky centralizovanému přístupu
    • dokumenty poskytovány z jediného centrálního zdroje (tam jsou vždy aktuální)
    • snížení redundance dat díky centralizaci
  • Dohledatelnost
    • vyhledávání jiným způsobem, než jakým byl dokument uložen (např. vyhledávání v metapopisech)
    • kategorizace – zobrazování dokumentů podle kategorií
  • Přístupová práva
    • omezení přístupu k datům systému
  • Archivace
  • Workflow („tok dokumentů“)
    • podporuje procesy oběhu dokumentace – např. uživatelé vidí pohromadě dokumenty „k vyřízení“