💰 Co je upomínka?

Upomínka je obchodní písemnost, kterou věřitel upozorňuje odběratele nebo zákazníka na nezaplacenou pohledávku po splatnosti a vyzývá ho k její úhradě.

Nejčastěji se používá v případech, kdy:

📄 nebyla uhrazena faktura,

⏰ byla překročena doba splatnosti,

💳 nebyla provedena dohodnutá platba,

📉 evidujeme dlužnou částku po termínu splatnosti.

Upomínka připomíná povinnost zaplatit a obsahuje všechny důležité údaje potřebné k provedení platby.

💡 Pamatujte: První upomínka bývá zpravidla zdvořilým připomenutím. Pokud dlužník nereaguje, mohou být další výzvy důraznější.

🎯 Cíl upomínky

Upomínka pomáhá:

✅ upozornit na nezaplacenou pohledávku,

✅ připomenout povinnost zaplatit,

✅ sdělit výši dlužné částky,

✅ uvést potřebné platební údaje,

✅ stanovit náhradní termín úhrady,

✅ upozornit na další možný postup,

✅ zachovat korektní obchodní vztahy.

🏗️ Struktura upomínky

Správně zpracovaná upomínka obsahuje několik základních částí.

1️⃣ Oslovení

Zdvořilé oslovení obchodního partnera.

Příklad:

Vážená paní Nováková,

2️⃣ Odkaz na pohledávku

Uveďte údaje o faktuře nebo jiné pohledávce.

Příklad:

📄 Faktura č. 2025/154

📅 Datum vystavení: 5. dubna 2025

⏳ Datum splatnosti: 20. dubna 2025

3️⃣ Upozornění na nezaplacenou částku

Jasně sdělte vzniklou situaci.

Příklad:

Evidujeme, že uvedená faktura nebyla dosud uhrazena.

4️⃣ Výzva k úhradě

Požádejte o zaplacení dlužné částky.

Příklad:

Žádáme Vás o úhradu dlužné částky v náhradním termínu.

5️⃣ Platební údaje

Uveďte údaje potřebné k zaplacení.

Příklad:

💰 Dlužná částka: 8 500 Kč

🏦 Číslo účtu: 123456789/0100

🔢 Variabilní symbol: 2025154

📅 Náhradní termín úhrady: 15. května 2025

6️⃣ Upozornění na další postup

V případě potřeby lze zmínit další kroky.

Příklad:

⚠️ Nebude-li částka uhrazena, budeme nuceni přistoupit k dalším krokům při vymáhání pohledávky.

7️⃣ Závěr

Zdvořilé zakončení dopisu.

Příklad:

Děkujeme za včasné vyřízení této záležitosti.

✅ Zásady správné upomínky

Při psaní upomínky dodržujeme tato pravidla:

✔ uvádíme přesnou výši dluhu,

✔ uvedeme číslo faktury,

✔ připomeneme datum splatnosti,

✔ formulujeme jednoznačný požadavek,

✔ stanovíme nový termín úhrady,

✔ zachováme profesionální tón,

✔ ověříme správnost platebních údajů,

✔ vyhýbáme se emocím a osobním útokům.

⭐ Dlužník musí z upomínky okamžitě poznat, kolik, za co a do kdy má zaplatit.

❌ Nejčastější chyby

Vyvarujte se těchto chyb:

🚫 chybějící číslo faktury,

🚫 nesprávná výše pohledávky,

🚫 chybné datum splatnosti,

🚫 neuvedené platební údaje,

🚫 neurčitá výzva k úhradě,

🚫 chybějící termín zaplacení,

🚫 příliš agresivní tón,

🚫 zbytečné vysvětlování,

🚫 pravopisné a stylistické chyby.

📝 Praktický příklad

Situace

📄 Faktura na částku 12 000 Kč měla být uhrazena do 10. května 2025.

⏳ K 20. květnu 2025 platba stále nebyla připsána na účet.

Řešení

➡️ Věřitel zašle upomínku, ve které připomene číslo faktury, výši dluhu a stanoví nový termín úhrady.

📚 Zapamatuj si

Postup při psaní upomínky

📄 Identifikuj pohledávku

⬇️

💰 Uveď dlužnou částku

⬇️

⏳ Připomeň splatnost

⬇️

📢 Vyzvi k úhradě

⬇️

📅 Stanov nový termín

⬇️

🤝 Zachovej profesionalitu

🧠 Shrnutí

Upomínka upozorňuje na nezaplacenou pohledávku a vyzývá dlužníka k její úhradě.

Musí být jasná, přesná, zdvořilá a dostatečně důrazná. Adresát musí jednoznačně pochopit:

💰 co dluží,

📄 za jakou pohledávku,

📅 do kdy má zaplatit.