5. Dopisy uchazečům

Uchazečům se v průběhu přijímacího řízení odesílá několik dopisů:

  • pozvánka k přijímacím zkouškám,
  • rozhodnutí o přijetí / nepřijetí,
  • rozhodnutí o odvolání.

K přípravě dokumentů hromadné korespondence slouží formulář HK0020 - Hromadná korespondence pro přijímací řízení v menu Přijímací řízení.

Šablony pro hromadnou korespondenci

V sekci Šablony pro výstup zvolíme šablonu, kterou chceme použít. Jedná se o šablony formátu DOC a spravuje je administrátor systému. Studijní referentka ale také může sama vytvořit a přidat novou šablonu, pokud existující nevyhovují. K tomu slouží tlačítko Přidat šablonu.

Postup generování dokumentů

  1. Zvolíme potřebnou šablonu pro výstup (můžeme zvolit i více šablon najednou).
  2. Zvolíme parametry uchazečů, pro něž chceme výstupgenerovat (např. akademický rok, fakulta, datum termínu přijímací zkoušky.
  3. Klikneme na Vybrat uchazeče dle parametrů výstupu.
  4. Označíme uchazeče.
  5. Potvrdíme stisknutím tlačítka Generování.
Výsledkem generování je automatické otevření jednoho či více dokumentů v programech MS Word, popř. MS Excel. Pro správný průběh generování je třeba zajistit následující:

  1. Asociace dokumentů s koncovkami .doc, .docx, .xlx, .xlsx s programy MS Word a MS Excel (většinou bývá nastaveno).
  2. Povolit v uvedených programech spouštění maker.
  3. Zavření těchto programů před zahájením generování.