Základní pojmy projektového managementu

Ať už se jedná o krátký či dlouhý projekt, vždy by měl procházet několika fázemi svého životního cyklu.

PMBOK rozlišuje celkem 4 fáze – nastartování projektu, organizace a příprava, realizace projektu a

uzavření projektu. Každá fáze je ukončena pevně daným výstupem. První fáze projektu končí vytvořením

zakládacího dokumentu projektu - projektové charty, druhá vytvořením plánu řízení projektu, třetí

vytvořením projektového produktu a čtvrtá předáním projektového produktu do užívání,

administrativního uzavření a archivací projektové dokumentace.

Kromě samotného projektu rozlišujeme ještě předprojektovou a poprojektovou fázi. Předprojektová fáze

má za účel prozkoumat příležitost pro projekt a posoudit proveditelnost daného záměru. Někdy bývá do

této fáze zahrnována i vize, základní myšlenka, že by se nějaký projekt mohl realizovat. Hlavními

dokumenty této fáze je studie příležitostí (opportunity study) a studie proveditelnosti (feasibility study).

Předprojektová fáze by měla poskytnout odpovědi na strategické otázky spojené s projektem – odkud

jdeme, kam chceme dojít, jakou cestu zvolíme a zda má vůbec smysl takovou cestu realizovat.

Poprojektová fáze má za cíl analyzovat průběh ukončeného projektu a vzít si z něj ponaučení pro příště

včetně ohodnocení kvality subdodávek a případně rozhodnutí o další spolupráci.

Před každým velkým projektem předcházejí předprojektové studie. Smyslem těchto studií je zjistit, zda a

případně jak zhruba dosáhnout určitého cíle.

První zpracovávanou studií je studie příležitostí (opportunity study), která identifikuje pokud možno co

největší řadu investičních příležitostí, o nichž lze v této etapě uvažovat jako o výnosných. Vymezuje reálné

možnosti investování před tím, než jsou některé zvoleny k podrobnějšímu a tedy nákladnějšímu

zpracování dalšími studiemi. O každém z projektů obsahuje pouze nejpodstatnější informace.

V případě opatrnosti investora nebo stále ještě velkého zbývajícího počtu potenciálních projektů je pro

každý z nich vypracována předběžná studie proveditelnosti (prefeasibility study). Tento dokument slouží

investorovi k rozhodnutí, zda uvolní další finanční a jiné zdroje na dopracování detailní studie

proveditelnosti, či naopak, zda přípravné práce na projektu zastaví. Strukturou uvedených informací se de

facto neliší od studie proveditelnosti. Rozdíl spočívá v podrobnosti a přesnosti zpracování, která je na této

úrovni nižší. Všechna řešení (někdy variantní) a jejich ekonomické dopady jsou tu již na určité hrubé úrovni

podrobnosti kvantifikovány do podoby finančních toků. Její zpracování je obvykle levnější, než je tomu u

studie proveditelnosti.

Studie proveditelnosti je potom nejkomplexnějším popisem projektu. Řeší možnost realizace z hlediska

technického (zda existuje potřebné technické a personální vybavení – projekt cesty na Venuši by byl

technicky nerealizovatelný; patří sem ale i nedostatečné kapacity a znalosti), ekonomického (zda a

případně nakolik je projekt finančně návratný – zda se vyplatí), legislativního (zda navrhovaný projekt

respektuje zákony a normy – projekt vystavění střediska eutanázie není legální; patří sem také nesplnění

norem pro určité výrobky a služby, např. nedostatečná ochrana osobních dat v systému e-business),

operačního (zda bude výstup projektu jeho zákazníky přijat, např. v případě zavedení nového

informačního systému) a časového (zda se projekt stihne realizovat v době, která není příliš dlouhá na to,

aby se potřeba výstupu projektu radikálně změnila).

V případě veřejně prospěšných projektů, financovaných převážně z veřejných zdrojů, není obvykle

primárním cílem dosažení zisku, ale vytvoření nějakých přínosů (benefitů). V těchto případech se používá

analýza nákladů a přínosů (Cost-Benefit Analysis, CBA)