Řízení nákladů a controlling

V tomto procesu se odhadují finanční prostředky potřebné pro dokončení jednotlivých projektových aktivit. K tomu je samozřejmě nutné znát, jaké zdroje si která činnost vyžádá. Peněžním ohodnocením těchto zdrojů pak vzniká odhad celkových nákladů činnosti.

V rámci odhadování nákladů je nutné provést několik důležitých rozhodnutí typu „make or buy“ (máme tuto součástku vyrobit nebo je výhodnější ji koupit) a „lease or buy“ (vyplatí se nám spíše stroj koupit nebo jen pronajmout), která často závisí i na dalších projektech v organizaci. Z tohoto důvodu je potřeba všechny projekty koordinovat tak, aby vznikaly synergické efekty – stroje nakoupené jedním projektem mohou být později využity dalším projektem; nebo může být subdodavatel prověřen v rámci méně důležitého projektu, aby bylo možné rozhodnout o spolupráci u klíčových projektů.

Odhady nákladů je nutné průběžně zpřesňovat a upravovat podle toho, jak se projekt vyvíjí a jaká rizika nastanou. Techniky odhadů jsou stejné jako u odhadování doby trvání – expertní odhady, analogické odhady (porovnáním s jiným projektem), parametrické odhady (výpočtem na základě historických dat) a tříbodové odhady (vážený průměr z nejpravděpodobnější, optimistické a pesimistické varianty).

Obecně lze náklady stanovovat metodou bottom-up nebo metodou top-down. První jmenovaná metoda postupuje, jak již název napovídá, zdola nahoru. Nákladově tedy hodnotí každou jednotlivou činnost tak, jak je popsána v seznamu činností vycházejícím z WBS. Rozpočet projektu je pak stanoven jako součet nákladů všech aktivit (plus další položky typu rezerv na řízení rizik nebo na kurzové ztráty). Druhá metoda postupuje shora dolů a pevně daný rozpočet rozděluje mezi jednotlivé aktivity. Tento přístup je sice rychlejší a jednodušší, na druhou stranu je také výrazně méně přesný.

Proces tvorby rezerv musí probíhat v rámci celého projektu s tím, jak zanikají nebo vznikají další rizika, objevují se nové skutečnosti a konkretizují se odhady. Finanční prostředky vyčleněné na rezervy tvoří součást rozpočtu; je možné je stanovit také jako procentuální podíl z celkového rozpočtu, podobně jako náklady na řízení.;

Čerpání rozpočtu zpravidla postupuje dle S křivky. Největší náklady se vyskytují uprostřed projektu, v rámci samotné realizace. Naopak na začátku a konci projektu jsou náklady nižší.