Řízení nákladů a controlling

V každém projektu se samozřejmě musí měřit mnohem více věcí, než jen plnění nákladů a termínů. Velmi významné je také plnění rozsahu, kvality, ale i komunikace. Tyto kategorie vyžadují své vlastní metriky a přístupy, které by měly splňovat určitá základní pravidla.

Často se říká, že co nebudeme měřit, nemůžeme řídit.¹ Měření poskytují objektivní informace, na jejichž základě lze dělat další rozhodnutí. Je ovšem nutné měřit správné věci a správným způsobem – měřit nesmysly je snadné; najít vypovídající ukazatele je mnohem složitější.

Měření představuje aktivity, které mají poskytnout objektivní a přesné informace o průběhu projektu tak, aby mohl být projektovým týmem řízen ke splnění svých cílů. Každý výstup měření se označuje jako metrika (ukazatel, indikátor). Pokud má ukazatel vztah k celkové výkonnosti, označuje se jako klíčový (Key Performance Indicator, KPI).

Při rozhodování, které metriky v projektu skutečně využít, je kritická jejich vypovídající hodnota a také náklady na jejich stanovení. Stanovený seznam metrik musí být vyvážený. V závislosti na tom, kolik metrik bylo identifikováno, je nutné uspořádat seznam, do něhož jsou zařazeny pouze ty, které mají nejmenší náklady na sběr a dávají největší hodnotu pro projekt. Obecně je důležité snažit se poskytnout maximum informací s minimem práce.

Správně stanovená metrika musí splňovat hned několik požadavků. Mezi ty nejdůležitější patří účelnost (má smysl danou věc měřit), jednoznačnost (měření lze interpretovat jen jedním způsobem), validita (měření je prováděno důvěryhodně), zjistitelnost (nemá smysl plánovat měření věcí, které poté v praxi měřit nejdou), relevantní přesnost (musí být dostatečně vysoká; na druhé straně je také nutné vědět, co už pro projekt stačí – čím vyšší požadovaná přesnost, tím vyšší náklady), dostatečná frekvence (měření je potřeba provádět ve stanovených intervalech), srozumitelnost, odpovědnost (za měření musí být konkrétní pracovník odpovědný), opakovatelnost a stálost získaných dat v čase.¨

Pro každou metriku je potřeba stanovit také cílový stav, tedy hodnotu, se kterou bude následně měření v rámci controllingu porovnáváno a která označuje hranici uspokojivého stavu.

Z oblasti měření je také třeba zmínit, že by každá firma ráda změřila celkový přínos projektu. To je ale zřídkakdy možné. Kromě finančních výnosů jsou s každým projektem spojeny také další přínosy, které je obtížné nebo zcela nemožné kvantifikovat. Projekt může v podniku vytvořit novou IT infrastrukturu, může uvést podnik na nový trh, může zlepšit obraz podniku v očích zákazníků, dodavatelů i veřejnosti, může zvýšit kvalifikaci interních pracovníků, může rozšířit znalostní bázi firmy a její zkušenosti nebo může například vytvořit cestu pro nástup dalšího projektu. Při hodnocení projektu je tak vždy nutné dbát také na nefinanční přínosy, jejichž hodnocením se zabývá analýza přínosů a nákladů (CBA – Cost-Benefit Analysis).