Řešení problémů a řízení změn

Nedokáže-li projektový manažer a jeho tým určitý problém vyřešit, případně žádné řešení nevyhovuje, je často efektivnější požádat o pomoc externího odborníka, který může s problémem pomoci nebo ho celý vyřešit místo projektového týmu. Výhodou externího pohledu je mimo jiné fakt, že často odhalí to, co uvnitř organizace už v každodenním shonu nikdo nevidí.

Na druhé straně je potřeba si uvědomit, že externí pohled je nutné zaplatit, což v některých případech nemusí být levné, a je otázkou, zda tyto náklady byly v dotčeném projektu plánovány (jinak vyvstává další problém). Pokud ale projektový tým přichází pouze s drahými řešeními a nemá v dané oblasti velké množství zkušeností, může být externí pomoc i přes spojené přímé náklady nejlevnější variantou.

Samozřejmě je nutné počítat s časem, který je třeba věnovat výběru vhodné poradenské firmy, což může být problém obzvláště u velmi specifických projektů a problémů, kdy je expertů v oboru nedostatek. Stejně tak si nějaký čas vyžádá podrobné vysvětlení problému a následné konzultace. Někdy může být problémem najít poradenskou firmu s volnou kapacitou nebo se ukáže, že problém je tak specifický, že není možné žádného konzultanta najít.

Externímu řešení problémů mohou někdy bránit takové skutečnosti jako stupeň utajení nebo fakt, že se problém týká citlivých finančních nebo personálních otázek.

Při využívání externí pomoci hrozí nebezpečí, že se organizace na takové pomoci stane nadměrně závislou a nerozvíjí a ztrácí schopnosti samostatného řešení problémů.

Problematika, která je spojena s výběrem poradenské firmy, motivovala vznik tzv. expertních systémů. Ty představují počítačové programy využívající jednoduchou umělou inteligenci, která má za úkol nahradit poradce. Uživatel popíše dle zadaných pravidel svůj problém, zadá omezující podmínky a zvolí řadu dalších preferencí, na jejichž základě program vygeneruje optimální řešení problému. Takové řešení vychází z báze znalostí, kterou má program k dispozici a kterou vytvořili externí experti.

Expertní systémy obvykle poskytují nejen odpověď, ale i zdůvodnění cesty, jakou k ní systém dospěl. To není vždy případ „lidských“ konzultantů.

Efektivita tohoto přístupu závisí silně na rozsahu znalostní báze a schopnostech uživatele svůj problém formulovat dle požadavků programu. S postupem času lze ale předpokládat rozšíření tohoto přístupu, protože se báze znalostí budou neustále rozšiřovat o nové poznatky.