Řešení problémů a řízení změn

Zpracování a předložení návrhu na změnu zahrnuje vyjádření důvodů změny (proč má být zavedena), toho, co má být změněno a jaký cílový stav je požadován. V závěru je třeba uvést, kdo změnu navrhuje.

Změnový požadavek je dokument, který formalizuje požadavek na změnu rozsahu projektu oproti původně deklarovanému plánu. Požadavek může pramenit z okolí i zevnitř projektu. Provedení analýzy požadavku se skládá ze souběžných činností, kterými jsou tvorba variant řešení a hodnocení dopadů každé varianty změny. Zároveň je k jednotlivým variantám vytvářen i plán zavedení změny. Výběr optimální varianty je následně prováděn dle předem stanovených kritérií hodnotících vliv změny na projekt. Hlavními sledovanými kategoriemi jsou náklady na změnu, časová náročnost a dopad na výstupy projektu. Důležité je také sledovat, zda zavedené změny nevnáší do projektu nová rizika.

Po schválení je změna zaváděna dle vytvořeného plánu. Zároveň s tím je také podle stejného plánu monitorována a případně usměrňována. Jestliže změna schválena není, musí se původní problém dále monitorovat a rozhodnout o dalším postupu. Po úspěšném zavedení změny je potřeba vytvořit závěrečnou zprávu na základě podkladů získaných během předcházejících činností. Ta slouží jednak k archivaci a následnému řízení znalostí, jednak také jako dokument obsahující obsah změny a potvrzující její schválení všemi zainteresovanými stranami.

Změny jsou realitou a součástí řízení všech projektů a na jejich řízení musí být všichni účastníci připraveni. Nelze postupovat u každé změny nahodilým způsobem. Mezi nejčastější chyby v procesu řízení změn patří nedostatečná komunikace a dokumentace, neúčast klíčových pracovníků (například těch, kteří budou změny zavádět) a neschválení odpovědným orgánem (projektový manažer změnu realizuje ihned bez konzultace a schválení nadřízeným orgánem, např. řídícím výborem projektu).

Změnu lze definovat jako odchylku implementovanou do plánu projektu. Každá změna je aktivní reakcí na podnět, který je vyvolán z okolí projektu nebo projektem samým. Mezi vnější podněty vyvolávající změny patří například nové požadavky zákazníka, sponzora nebo vlastníka projektu, přijetí nových zákonů, směrnic a nařízení, globální ekonomické změny a změny na trhu (příchod konkurence). Vnitřními podněty mohou být například příliš časté konflikty, nejasně definované plány, špatné odhady nebo odchod klíčového pracovníka.

Nové požadavky zákazníka na výstupy projektu jsou velmi častým jevem a je třeba s nimi počítat (dobře provedenou analýzou požadavků v úvodní fázi projektu a dobrou komunikací lze četnost změnových požadavků výrazně snížit). V tomto případě je potřeba s požadavky zacházet ve shodě se sponzorem projektu – ten celý projekt platí a s ním je vyjednána cena projektu a jeho rozpočet. Jestliže by se změna žádaná zákazníkem projevila v nákladech, musí být primárně odsouhlasena sponzorem. V případě, že je zákazník zároveň sponzorem, je potřeba dobrou komunikací zdůraznit všechny dopady změny.

Agilní přístup k projektovému řízení, blíže popsaný v první kapitole, je lépe uzpůsoben pro realizaci změn než klasický vodopádový přístup. Při inkrementálním postupu lze snadněji zabudovat jak změnu požadavků zákazníka, tak i například nové možnosti realizace (dané novými technologiemi, změnou legislativy nebo jinými faktory).

Změny můžeme dělit do 3 tříd. V 1. třídě jsou významné změny, které mají zásadní vliv na projekt a které ovlivní čas, náklady nebo rozsah projektu. Tyto změny schvaluje statutární orgán projektu. Do 2. třídy spadají podstatné změny, které mají významný vliv na projekt, ale neovlivní čas, náklady nebo rozsah. Tyto změny schvaluje řídící výbor projektu. Do 3. třídy spadají méně podstatné změny, které nemají významný vliv na projekt. Tyto schvaluje projektový manažer a řídící výbor jen informuje.