Řízení subdodávek a ukončení

Každý projekt nebo jeho fázi je třeba formálně ukončit. Přitom se musí ukončovaný úsek vyhodnotit a zdokumentovat, musí se zkontrolovat, zda bylo dosaženo účelu a cílů (dosažení cílů může být ověřitelné až po nějaké době) a zda byla splněna očekávání zákazníků. V případě některých projektů může být také nutné stanovit datum přesunutí odpovědnosti z realizující firmy na zákazníka, případně uživatele. Mělo by být jasně dáno, kdy už za produkt (a například jeho zabezpečení a ochranu) odpovídá zákazník a kdy ještě projektový tým. Pokud pak například někdo produkt ukradne, bude jasné, kdo ponese náklady.

Mnoho projektů se v praxi naprosto vymkne původnímu časovému rámci a trvá i několikanásobně déle, o překračování rozpočtu ani nemluvě. Velmi častou příčinou zpoždění je, že projekt není fakticky nikdy řádně ukončen a často přetrvává i do provozní fáze produktu. Například při implementaci informačního systému je tento podle smlouvy implementován, otestován a spuštěn, ihned se ale objeví požadavky spojené s upřesněním potřeb zákazníka, případně se objeví nějaké chyby a nedodělky či požadavky na nové funkce. Projekt se tak protahuje a protahuje, v podstatě se rodí nové a nové projekty v rámci toho původního. Projekt tak nelze formálně ukončit, těžko ho půjde hodnotit a obtížná bude i archivace.

Je tedy potřeba jasně definovat, kde končí projekt a začíná provozní fáze produktu. To samozřejmě neznamená, že by byl dodavatel produktu zbaven veškerých povinností a závazků. Další práce by ale měly být pojaty jako případné nové projekty či jiný typ aktivit (servis, zákaznická podpora, záruční služby) a neměly by prodlužovat původní projekt. Ten už skončil.

Při ukončení projektu by mělo dojít k zajištění všech hmotných i nehmotných výstupů projektu, jejich předání zákazníkovi a přijetí zákazníkem. Předávka bývá obvykle realizovaná postupem definovaným ve smlouvě nebo v organizačních směrnicích. Součástí takového postupu bývá předání dokumentace produktu, zkušebních protokolů, inspekčních zpráv a obecně veškeré dokumentace dosažených výsledků a protokolární ukončení projektu; konečné vyhodnocení finanční a časové stránky projektu, vypořádání všech závazků a finanční ukončení projektu; závěrečná zpráva projektového týmu; případný seznam položek k dořešení.

V rámci ukončení by mělo proběhnout také poděkování všem zúčastněným stranám, hmotný, ale také nehmotný úklid (např. zrušení starých verzí souborů) a následná archivace všech relevantních záležitostí. Pro další fungování organizace je důležité, aby znalosti a zkušenosti získané v rámci projektu nezůstaly pouze v hlavách projektového týmu, ale mohly být využity pro další projekty bez ohledu na zastoupení lidských zdrojů. Archivace je proto stěžejní pro trvalé zlepšování. Vždy platí, že je lépe archivovat více než méně. Člověk si nikdy nemůže být jistý, co se mu bude v budoucnosti hodit. V dnešní době digitální archivace a vysokokapacitních úložišť není problém archivovat každý detail projektu.

Za tímto účelem je užitečná závěrečná schůzka projektového týmu a případě dalších zainteresovaných stran, na které se účastníci pokusí definovat, co nového jim projekt přinesl a co se naučili. Tyto poznatky se následně zdokumentují a archivují pro další projekty.