Lidské zdroje a komunikace

Tento proces identifikuje a dokumentuje projektové role, odpovědnosti, potřebné schopnosti a vztahy mezi rolemi. Na tomto základě vytváří plán obsahující počet a charakteristiku potřebných pracovníků, jejich předpokládané pracovní vytížení, termín zapojení do práce a termín ukončení spolupráce. Může obsahovat také požadavky na školení, team-buildingové aktivity, plán odměn a bezpečnostní požadavky.

Speciální pozornost je potřeba věnovat dostupnosti limitovaných lidských zdrojů, představovaných lidmi s vysoce specializovanými znalostmi a dovednostmi. O takovéto lidi v rámci organizace může být zájem z více různých projektů a plán lidských zdrojů toto musí ošetřit. Plán musí být v prvé řadě reálný, a tedy musí vycházet z rozpočtu a reálné dostupnosti zdrojů. Nemá smysl plánovat role pro pracovníky s tak širokými nebo specializovanými kompetencemi, které organizace nemá možnost sehnat.

Při tvorbě plánu je potřeba zvážit vliv organizační kultury a struktury, uvážit ostatní projekty realizované stejnou organizací, tržní podmínky a směrnice pro personální management zastřešující organizace. Ta může mít pevně daný systém nabírání či uvolňování pracovníků do projektů, které plán lidských zdrojů samozřejmě musí zohlednit.

Součástí plánu by měla být také matice odpovědností (RAM či RACI matrix), která přehledně definuje, jakým způsobem se každý lidský zdroj v projektu podílí na konkrétních činnostech. Pomáhá tak předejít nedorozuměním a jasně definuje odpovědnost. Každému zdroji může být pro každou činnost přiřazena jedna ze čtyř rolí – Responsible (R – člověk vykonávající činnost; u každé činnosti musí být alespoň jeden), Accountable (A – člověk odpovědný za vykonání činnosti, deleguje práci na R; u každé činnosti musí být právě jeden), Consulted (C – člověk, jehož názor a doporučení musí R vyhledat, probíhá obousměrná komunikace) a Informed (I – člověk, který musí být o průběhu činnosti informován, často probíhá jen jednosměrná komunikace).

Příklad matice RACI je uveden v následující tabulce.