Lidské zdroje a komunikace

Tento proces se zabývá identifikací konkrétních potřeb komunikace s jednotlivými stakeholdery a definováním komunikačního přístupu. Plán komunikace řeší, kdo potřebuje jaké informace, kdy je potřebuje, kdo mu je poskytne a jakým způsobem. Ve všech projektech je nutné komunikovat, v každém ale bude nutné komunikovat jiným způsobem, s jinými stakeholdery a jinými informacemi.

Špatně naplánovaná komunikace může vést ke zpožděným zprávám, vynášení citlivých informací nebo neinformovanosti jistých stakeholderů. Díky plánu komunikace by měl být tým schopen komunikovat se stakeholdery účelně i účinně. Účelnost je reprezentována správnými informacemi, formátem, časem předání a dopadem; účinnost znamená komunikovat jen ty informace, které jsou zapotřebí. Nemá smysl informovat každého stakeholdera o každém šustnutí papíru v projektu. Nadměrná komunikace je nejen nákladná, může také znepřehlednit informační tok a znesnadnit tak stakeholderovi identifikovat ty podstatné informace, které jsou pro něj důležité. V žádném případě také nelze vytvořit kompletní síť komunikace, kde by každý komunikoval s každým. Při pouhých 10 stakeholderech by takový plán obsahoval 45 komunikačních kanálů, což je příliš vysoké číslo na to, aby je projektový manažer dokázal všechny řídit.

Při plánování komunikace je potřeba extenzivně využívat výstupy procesu identifikace stakeholderů. Je totiž nutné přizpůsobit frekvenci, obsah i tón komunikace formulované strategií komunikace s daným stakeholderem.

Stejně tak musí plán zohlednit existující a dostupné komunikační technologie. Existují-li ve firmě přísné směrnice upravující vnitropodnikovou komunikaci, bude je minimálně potřeba brát v úvahu. Podobně lze využívat například vybavení pro videokonference nebo šifrování komunikace. Naopak pokud toto vybavení k dispozici není, těžko může v plánu komunikace figurovat (nejedná-li se o tak velký a důležitý projekt, který by ospravedlnil nákup nové informační a komunikační technologie).

Plán komunikace je potřeba dělat společně s ostatními plány, protože je do nich nutné zahrnout čas, náklady a rizika spojená s komunikací. Výstupem tohoto procesu je plán komunikace, který zpravidla obsahuje alespoň typ komunikačního výstupu (zpráva, porada, email), osobu odpovědnou za vytvoření, příjemce, čas resp. frekvence dodání, způsob a formát doručení. Důležité je také dohodnout, zda půjde o jednostrannou nebo oboustrannou komunikaci.

Lze doporučit používání postupů řízené dokumentace (verzování dokumentů, distribuční seznamy, změnové listy apod.).

U klíčových stakeholderů je vhodné vždy komunikovat alespoň částečně osobně prostřednictvím rozhovorů, konferencí a podobných metod, kde se mohou lépe vyjasnit případné starosti. Naopak s tím, jak vliv daného stakeholdera klesá, často postačuje jen jednostranná komunikace formou různých zpráv, dokumentací a reportů.