Řízení subdodávek a ukončení

Z hlediska archivace se v popředí pohybuje několik oblastí. Bezpodmínečně nutná je archivace popisů procesů řízení rizik, která v projektu proběhla, v celém svém rozsahu. Všechna identifikovaná rizika, navržená opatření, skutečně realizovaná opatření, jejich dopad a vyhodnocení rizik pomáhá budoucím projektům vyhnout se stejným chybám. Archivace časového plánu a skutečného časového průběhu umožňuje zpřesňovat odhady dob trvání v dalších projektech a sledovat faktory, které způsobují prodloužení nebo naopak zkrácení harmonogramu projektu. Podobně je třeba postupovat u nákladů jednotlivých činností a celkového rozpočtu.

Archivace by měla probíhat podle ustáleného postupu, určitě s konkretizovaným formátem. Bude-li si každý projektový manažer archivovat projekt, jak se mu zlíbí, nebude nový manažer za 10 let schopen vůbec nic najít. Pro jednotlivé oblasti projektu by tak v organizaci měly existovat šablony, které zjednoduší budoucí vyhledávání – podobně by měly být všechny soubory pojmenovány podle toho, co skutečně obsahují, a to dostatečně konkrétně.

Archivována by měla být i veškerá komunikace na projektu, pokud to její formát umožňuje. V případě porad a ústních rozhovorů je vhodné v průběhu projektu pořizovat zápis nebo přepis z jednání, který je následně možné archivovat.

Ideální je vyhnout se formátům, v jejichž obsahu nelze vyhledávat. Nemá smysl archivovat plán tak, že se naskenuje jeho tištěná podoba, pokud existuje původní strukturovaná verze.

Na archivaci musí dohlížet zástupce firmy, která projekt realizuje, ideálně někdo z úseku znalostního managementu. Samotný projektový manažer totiž nemá příliš velkou motivaci všechny informace a data poctivě archivovat, obzvláště jedná-li se o externího pracovníka. Případné chyby se potom velmi těžko objevují, protože pro tyto konkrétní informace nemusí do databáze nikdo sáhnout několik let. Po takové době se nepřesnosti těžko opravují a hrozí nebezpečí, že bude nový projekt vycházet z nepřesných dat.

Součástí ukončení projektu je také podrobné vyhodnocení průběhu projektu a splnění cílů. To by mělo probíhat podle postupu definovaného při stanovení cílů a metrik jejich dosažení. Mnoho parametrů však nelze vyhodnotit hned v okamžiku ukončení projektu. V některých případech může jít o několik měsíců, jinde i o roky. V jiných případech je pak poněkud předčasné konstatovat úspěch, dokud se dodané řešení neověří v praxi.

S určitým časovým odstupem by tak měl být projekt podroben dalšímu vyhodnocení. To umožní jednak zahrnout i faktory projevující se se zpožděním, ale také do té doby vychladnou emoce a konflikty, které mohly původní vyhodnocení ovlivnit.