Řízení času

V této fázi plánování jsou již dostupné veškeré informace potřebné pro vytvoření podrobného časového harmonogramu celého projektu. K tomu se využívá metoda kritické cesty (Critical Path Method), známá z předmětu KEM/OV. Ilustrativní příklad pro zopakování této metodiky je uveden v rámci řešených příkladů určených k přípravě na zkoušku.

Druhou alternativou je využít metodu kritického řetězu. Při jeho aplikaci se dbá na vytíženost zdrojů a manipuluje se s rezervami v projektu. Nejprve je odhad doby trvání všech aktivit výrazně zkrácen. Je to z toho důvodu, že se očekává, že na projekt působí dva efekty – studentský syndrom a Parkinsonův zákon. Studentský syndrom říká, že stejně jako studenti odkládají seminární práce těsně před bod jejich odevzdání a odkládají učení těsně před termín zápočtu nebo zkoušky, stejně tak pracovníci v projektu odkládají práci na aktivitách tak dlouho, dokud je netíží čas. Parkinsonův zákon říká, že se práce rozpíná, aby pokryla čas, který jí byl přidělen. Jinými slovy, pokud máme na bakalářskou práci ještě měsíc, ale podaří se nám ji dokončit již za dva týdny, pak strávíme zbylé dva týdny dalším kontrolováním, čtením a upravováním textu, přestože by práce již mohla být považována za dokončenou.

Při vytváření odhadů doby trvání činnosti navíc pracovníci často zahrnují určitou rezervu již do doby, kterou nahlásí. Nehlásí tedy nejpravděpodobnější, ale spíše pesimistickou variantu, která počítá s tím, že by se něco nepředvídaného mohlo stát. Pokud se ovšem nic nestane, pak jim stejně bude trvat práce původně nahlášenou dobu, právě díky výše popsanými efektům.

Z tohoto důvodu se původní odhad vezme a rozdělí na dvě částí (např. na poloviny). První část zůstane původní aktivitě a druhá část se přesune na závěr projektu (nemusí se jednat ani o celou druhou část; ta může být ještě dále zkrácena) nebo jeho části jako tzv. buffer. Se zkrácenými dobami trvání nalezneme standardním způsobem kritickou cestu, v tomto případě označovanou jako kritický řetěz. Jestliže existuje sekvence aktivit, která na kritickém řetězu neleží, potom se za tuto sekvenci aktivit, ale před okamžik, než se tato sekvence napojuje na kritický řetěz, vloží Feeding Buffer o velikosti zhruba poloviny celkové ušetřené doby (tedy fakticky zhruba čtvrtina původní doby trvání všech aktivit na postranním řetězu). Takto se postupuje pro všechny boční sekvence aktivit. Na závěr je na konec projektu umístěn Project Buffer. Ten má velikost rovnou zhruba polovině délky kritického řetězu, tedy zhruba čtvrtině původní celkové doby.

Po sestavení tohoto primárního harmonogramu je zkontrolována vytíženost zdrojů. Může se totiž zjistit, že některý zdroj je přetížen, protože by musel pracovat například na třech aktivitách zároveň. V takovém případě musí buď být zdroje přesunuty, nebo se musí některá z aktivit, na nichž přetížený zdroj pracuje, zpozdit. Posunutím ovšem může dojít k přetížení jiného zdroje, který se na aktivitě podílí, a proces se opakuje. Celý proces končí ve chvíli, kdy není žádný zdroj přetížen.

Bez ohledu na použitou metodu musí být výstupem kompletní, podrobný časový harmonogram projektu včetně přidělených zdrojů. Jako výstupy mohou dále sloužit seznamy milníků, síťové diagramy, Ganttovy diagramy a další grafická znázornění časových posloupností v projektu.