Včlenění předmětu do sbírky je především právní úkon, proto má svojí formální stránku.

            V současnosti je v českých muzeích vedena tzv. dvoustupňová evidence (dle zákona 122/2000 Sb. je tato dvojí evidence povinná pro muzea se sbírkou čítající více než 3000 movitých nebo 11 nemovitých předmětů).

            Prvním stupněm se rozumí tzv. chronologická evidence, tedy evidence sbírkových předmětů, tak jak byly do sbírky včleňovány. Jedná se zároveň o majetkoprávní evidenci a právě na základě tohoto zápisu se předmět stává součástí sbírky a majetkem zřizovatele muzea, se všemi jeho povinnostmi i právy. Chronologická evidence je vedena v tzv. autentizovaných (číslované strany, razítko instituce a podpis statutárního zástupce) knihách přírůstků neboli „přírůstkových knihách“. Dnes je možná již její digitální podoba, ale pro oficiální uchování je stále potřeba mít i fyzickou verzi (tedy záznamy tisknout). Forma chronologické evidence není nijak blíže formálně určena, obvykle se však vede v podobě seznamu pořadových čísel lomených rokem (či jeho zkratkou, př.: 2/92; 8/01; 25/20) dále pak názvem předmětu a počtem kusů.

            Druhým stupněm rozumíme již evidenci systematickou, která je již vědeckou klasifikací předmětu a ten je vřazen do příslušné oborové části sbírky (= podsbírky). Na převod z 1. do 2. stupně jsou maximálně 3 roky. Systematická evidence sbírkových předmětů je již vedena formou katalogu, kde je každý předmět evidován v souvislé řadě alfanumerického označení (př. A 1 až A 2568, což znamená A – podsbírka archeologie, a číslo je číslem pořadovým v této podsbírce nikoli chronologicky). Systematická evidence má také již závaznou formu, jak musí být předmět popsán.

1)     Název a stručný popis předmětu (popřípadě materiál, rozměry, hmotnost, datace, identifikace autora či výrobce atd.)

2)     Označení území odkud předmět pochází, je-li známo

3)     Způsob, okolnosti a datum nabytí sbírkového předmětu (sběr, vlastní výzkum, dar, dědictví, koupě)

4)     Stav sbírkového předmětu

5)     Evidenční číslo, kterým je trvale fyzicky označen i onen předmět tak, aby nedošlo k jeho fyzickému poškození nebo narušení jeho estetických hodnot.

 


Naposledy změněno: úterý, 24. srpna 2021, 07.45